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Protocolo
Protocolo para la adjudicación y realización de un congreso

Protocolo para la adjudicación y realización de un congreso FLASOMA

Protocolo para la adjudicación y realización DE UN CONGRESO FLASOMA

El contenido es la Unificación de mociones presentadas por las sociedades
Entidad Mágica Argentina- Círculo Mágico de Medellín -
Asociación Mágica Uruguaya -  Club de Ilusionismo de Antioquia

Capitulo I
Del Congreso:

  • La realización del congreso de la Federación Latinoamericana de Sociedades Mágicas Flasoma deberá efectuarse cada tres años.
  • La fecha de realización del congreso Flasoma deberá ser en el primer semestre del año inmediatamente anterior al año en que se realizará el FISM. Esto se pondrá en práctica a partir del año 2017. (Esto implica que el XIII Congreso Flasoma se realizará en el primer semestre del año 2017)

 

  • La realización del congreso Flasoma será preferentemente en forma alternativa entre el sur y el norte de Latinoamérica.
  • La duración del congreso Flasoma será como máximo de cinco días consecutivos y como mínimo cuatro.

 

  • El congreso de la Flasoma podrá ser organizado únicamente por una sociedad mágica federada a la Flasoma, la cual será la responsable absoluta del evento, tanto en el manejo administrativo, logístico, financiero y comercial. Por lo tanto la Federación Latinoamericana de Sociedades Mágicas “FLASOMA” no tendrá ninguna responsabilidad en estos aspectos.
  • EL presidente del Congreso Flasoma electo y el Secretario General firmarán un acuerdo de partes que garantice el buen funcionamiento del evento a realizarse. En caso de no cumplimiento se estipulará un sistema de sanciones que irán desde la pérdida transitoria o total de la membresía a Flasoma y podrá incluir además un resarcimiento económico que será el resultado de multiplicar el 10% de los inscriptos por el mayor valor de la inscripción.

 

  • Los congresos Flasoma deberán hacerse en forma bilingüe, portugués y español

Capítulo II
De la Sociedad mágica postulante a ser sede organizadora del Congreso:

  • La sociedad mágica que se postule para la organización del congreso Flasoma deberá demostrar tener previa experiencia organizativa en congresos mágicos, con un mínimo de al menos dos congresos realizados de por lo menos cien congresistas en cada uno. Y si esto no ocurre el postulante debe mostrar que es un proyecto coherente con capacidad organizativa, que puede ser tercerizado. Las candidaturas que no cumplan los precedentes requisitos no podrán serán consideradas para dicho evento.

 

  • La sociedad mágica que se postule para la organización del congreso Flasoma deberá presentar oficialmente y por escrito su candidatura al señor Secretario General dentro de un plazo mínimo de tres meses antes del próximo congreso Flasoma a realizarse. En todos los casos en que una sociedad presente fuera de fecha, por motivos propios o ajenos, su postulación, o que secretaría no reciba debidamente la solicitud en fecha, por el motivo que sea, no será tenida en cuenta. Las sociedades postulantes enviarán OBLIGATORIAMENTE su postulación dirigida a Secretaría, con copia a TODAS las sociedades federados, esto será requisito sine qua non. El no cumplimiento de este requisito dará lugar a la discrecionalidad en la aceptación por parte de Secretaría sin lugar a discusión ni protesta del postulante. Así mismo el no cumplimiento de estos requisitos podrá dar lugar a que la Asamblea no acepte una postulación fuera de forma aun siendo discrecionalmente aceptada por el Secretario General. La Secretaría de “FLASOMA” deberá informar, a  los sesenta (60) días previos a la realización de la Asamblea, a todas las Sociedades Federadas, los nombres de las asociaciones y países interesados en organizar el próximo “FLASOMA” y sus presentaciones serán incluidas en el orden del día de la Asamblea.
  • La sociedad mágica que se postule para la organización del congreso Flasoma podrá elegir al presidente del mismo. Dicha presidencia sólo será aprobada por la Asamblea General de Flasoma por mayoría de votos. Cualquier cambio por fuerza mayor en la presidencia deberá ser comunicado oficialmente por la sociedad mágica al Sr. Secretario General de Flasoma y aprobado por el Comité Latinoamericano.

 

  • La sociedad mágica que se postule para la organización del congreso Flasoma preferentemente deberá estar apoyada por el resto de las sociedades mágicas de su país, si las hubiere. Pero el apoyo o no, no será considerado como un hándicap.
  • La sociedad mágica que se postule para la organización del congreso Flasoma deberá presentar su proyecto de candidatura a la Asamblea General de Flasoma, la cual decidirá por mayoría de voto secreto la adjudicación de la realización del congreso. La planificación de un congreso de esta magnitud y con la calidad profesional que se merece “FLASOMA” requiere de una organización liderada por el Presidente del Congreso y que contemple como mínimo los siguientes aspectos, los cuales se presentan como sugerencia y guía sin que esto constituya una condición “sine qua non” pero será mejor vista la propuesta que cumpla la mayor parte de estos requisitos:
  • Productor General
  • Relaciones públicas
  • Dirección financiera
  • Dirección artística
  • Director de medios
  • Dirección comercial
  • Director artístico
  • Coordinador de dealers
  • Coordinador de competencias
  • Coordinador de conferencias
  • Coordinador de galas
  • Coordinador de talleres
  • Traductores
  • Coordinador de iluminación
  • Coordinador de montajes
  • Coordinador de inscripciones
  • Coordinador de acreditaciones
  • Coordinador alojamientos
  • Coordinador de video
  • Coordinador de sonido
  • Presidente y miembros del jurado
  • Cronometrador
  • Los demás que se requieran

 

 

  • El proyecto de candidatura deberá informar de la experiencia previa de la sociedad postulante en organización de congresos mágicos, el nombre del futuro presidente del congreso, del lugar o lugares y fecha elegidos para la futura realización del congreso Flasoma, el precio inicial de inscripción al evento y sus posteriores aumentos, de los sitios elegidos como sede de realización (teatro, salas de conferencia y dealers, etc.), también de la hotelería, sus costos, sus ubicaciones y distancias hasta la sede del congreso y algunas de las más importantes figuras que contratarán. Las figuras no deberían componer una obligatoriedad, sin embargo de haberlas será un punto a favor del postulante. La sola mención no será suficiente. En caso de nombrar figuras, se deberá acreditar mediante una carta compromiso y/o un video donde anticipe su participación.

 

  • PRESENTACIÓN DE CANDIDATURAS PARA SEDE

El Secretario General de acuerdo a los Estatutos informará las sedes que se postularon, a todas las Sociedades Federadas 60 días antes de la Asamblea General Ordinaria y que figurarán en el Orden del día. Estos 60 días deberán servir para que las Sociedades Federadas, actúen responsablemente y se informen sobre las características, y capacidades de los postulantes antes de emitir sus votos. Durante la Asamblea General de “FLASOMA”, el Presidente de la Asamblea, siguiendo el Orden del día, procederá a anunciar los nombres de las candidaturas que se van a considerar, si no hay ninguna objeción procederá a realizar los siguientes pasos:

      • El orden de las presentaciones: se hará por sorteo utilizando papeletas con el nombre de las candidaturas propuestas, en el orden que se saquen por la presidencia de la Asamblea se harán las presentaciones, por ningún motivo se alterará este orden. Si alguna sociedad por motivos técnicos no atribuibles al organizador no accede a los recursos técnicos (diferencia de soporte, incompatibilidad de formatos, etc.)deberá hacerlo en las condiciones en que se encuentra o perderá su oportunidad de presentar la postulación.

 

      • Tiempo de presentación: a cada candidatura se le concede un tiempo máximo de 15 minutos para hacer la presentación. El Presidente de la Asamblea controlará este tiempo y una vez cumplido informará a la persona interesada, por ningún motivo se harán prorrogas a este tiempo. En caso que el postulante insista en seguir con la presentación será advertido una segunda vez y de persistir será descalificado como postulante.
      • Material promocional: Si un candidato tiene material promocional para entregar a los Asambleístas se le recomienda entregarlo antes de iniciar la Asamblea, si decide entregarlo durante la Asamblea sólo lo podrá hacer en el tiempo asignado para su exposición. La Presidencia de la Asamblea considerará este tiempo como parte de los 15 minutos asignados. Los postulantes que tengan material promocional deberán tener la oportunidad de entregarlo antes y el Secretario General deberá velar porque así pueda hacerse.

 

  • Las sociedades postulantes deberán entregar un resumen de la propuesta considerando los anteriores puntos para adjuntarlo con al acta de asamblea de “FLASOMA”, el cual será utilizado como soporte en la posterior auditoria del evento. La Sociedad electa como sede, debe respetar las especificaciones que  fundamentaron su elección, cambios sustanciales que se presenten de manera posterior a la elección deben ser informados a todas las Sociedades Federadas con la justificación requerida y con la debida anticipación y deberán ser aprobadas por el Comité Latinoamericano de “FLASOMA”.

 

  • Las autoridades de “FLASOMA” pondrán a disposición de los expositores las siguientes facilidades: computador, video beam o proyector, pantalla o pared de proyección y micrófono. Los mismos deberán estar disponibles un día antes en total funcionamiento, de esta forma los postulantes que quieran podrán verificar el adecuado funcionamiento con suficiente tiempo y prever posibles contratiempos.
  • Si alguno de los expositores requiere una facilidad adicional, la debe solicitar de manera previa a la Secretaría de “FLASOMA” y al comité organizador , al menos un mes antes. Si no lo hace, se debe acomodar con las anteriores facilidades. En todo caso el organizador no está obligado a proveer facilidades adicionales, sin embargo podrá poner en contacto al expositor con un proveedor que abastezca dicha facilidad a costa y riesgo del expositor.

 

  • Entre las sociedades mágicas postuladas la Asamblea General de Flasoma se elegirá una sociedad mágica organizadora para el congreso  y una sociedad mágica organizadora alternativa

 

  • VOTACIONES; Una vez terminadas las presentaciones programadas, se procede a la votación con el siguiente procedimiento:
      • El Secretario de “FLASOMA” anuncia el número posible de votos considerando las  representaciones presentes al momento de la votación y los requisitos establecidos por los estatutos de “FLASOMA”
      • A cada representante autorizado para votar se le entregan 2 papeletas. Una papeleta, con los nombres de los postulantes, en la que marcará con una cruz el que elige. La otra papeleta tendrá escrito el nombre de la sociedad que representa. Al  momento de votar habrá dos urnas. Simultáneamente y en forma clara y visible colocará en una urna su voto secreto y en la otra la sociedad que representa.
      • Una vez recogidos los votos, la Presidencia de la Asamblea procede a contarlos para verificar que su número coincida con el número anunciado de representantes presentes al momento de votar mencionado en el punto anterior por la Secretaría de “FLASOMA”
      • Si el número de votos no coincide con los votos autorizados se anulan sin abrirlos y se procede a una nueva votación
      • Si el número de votos coincide con los votos autorizados, se procede a abrirlos y a contarlos

 

    • GANADOR DE LA SEDE. La propuesta que obtenga la mayoría de los votos será elegida como la próxima sede del Congreso de “FLASOMA”. La propuesta que obtenga el segundo lugar en la votación será elegida como la sede alterna del próximo Congreso de “FLASOMA”, asumirá la organización del Congreso en el posible caso que la Sociedad electa renuncie a este privilegio. En el caso que se presente un empate en las votaciones, se repite la votación considerando sólo las dos sedes que empataron en dicha la votación, la que obtenga el mayor número de votos será electa como sede del próximo Congreso de “FLASOMA”, la otra se elegirá como sede alterna.

 

  • Una vez otorgada la realización del futuro congreso Flasoma a una sociedad mágica, esta deberá respetar todas las especificaciones de su proyecto de candidatura presentado a la Asamblea General de Flasoma y todo lo expresado en el presente protocolo. Cualquier cambio por fuerza mayor deberá ser informado previamente al Sr. Secretario General y aprobado por el Comité Latinoamericano.
  • La asociación a la  que se le haya delegado la organización del FLASOMA y que sin justa causa haya renunciado a dicha organización, será Inhabilitada por 10 años a la petición de organización de un congreso FLASOMA y el Presidente de ese congreso Flasoma quedará inhabilitado de por vida a ocupar cualquier cargo dentro de la estructura de Flasoma.  Se establecerá una multa por la renuncia al congreso. El monto será  en función de la fecha en la que se desvincula de la organización. Si esto sucede durante el primer año de asignada la Sede se deberá abonar el equivalente al valor de 10 inscripciones al mayor precio de ese año. Si sucede durante el segundo año el equivalente a 15 inscripciones al mayor precio de ese año y en caso de suceder en el tercer año el equivalente a 25 inscripciones al mayor precio de ese año.

 

Capitulo III
De la Sede del congreso:
La sede tendrá lugares adecuados para su normal desarrollo

  • Salón para la Asamblea General: La Presidencia de cada Congreso de “FLASOMA” dispondrá de un lugar privado, cómodo, con servicios sanitarios cercanos,  iluminación apropiada y con cercanía a la sede del Congreso para la realización de la Asamblea General de “FLASOMA”. Se requiere una mesa principal, sillas para la mesa directiva y los delegados de las Asociaciones Federadas, micrófono, equipo de sonido, pantalla gigante o pared de proyección, video beam o proyector y computador.

 

  • Sede para las conferencias: La organización del Congreso “FLASOMA”, debe garantizar que el espacio para asistir a las conferencias tenga todas las facilidades requeridas tales como: sillas cómodas, garantizar una buena visibilidad a todos los asistentes, temperatura apropiada, pantalla gigante, equipos de proyección de imagen con la resolución apropiada, buen sonido. El conferencista contará con personal de apoyo y las demás que se requiera.
  • Sede para los concursos de escena: La organización del Congreso “FLASOMA”, debe garantizar que el espacio para asistir a los concursos de escena tenga todas las facilidades requeridas tales como: sillas cómodas, garantizar una buena visibilidad a todos los asistentes, temperatura apropiada, pantalla gigante, equipos de proyección de imagen con la resolución apropiada, buen sonido. El escenario tendrá un tamaño apropiado y con todas las facilidades para el participante, telón de boca, montaje de luces, micrófonos, escaleras seguras para subir y bajar del escenario, camerinos apropiados, y personal de apoyo. Los elementos técnicos con que se cuenta de sonido y luces serán enviados a los competidores 90 días antes junto con un plano de la planta del escenario.

 

  • Sede para los concursos de magia de cerca: La organización del Congreso “FLASOMA”, debe garantizar que el espacio para asistir a los concursos de cerca tenga todas las facilidades requeridas tales como: sillas cómodas, garantizar una buena visibilidad a todos los asistentes, temperatura apropiada, pantalla gigante, equipos de proyección de imagen con la resolución apropiada, buen sonido. El escenario será del tamaño apropiado y con todas las facilidades para el participante, mesa de trabajo, montaje de luces, micrófonos,  escaleras seguras para subir al escenario, camerinos, personal de apoyo. En lo posible el Jurado estará ubicado en condiciones de close-up o sea arriba del escenario.

 

  • Sede para las galas: Las galas se realizarán en una Sala Teatral habilitada en concordancia al número de participantes al congreso. Brindará como mínimo las siguientes facilidades: asientos cómodos, buena visibilidad, temperatura apropiada, pantallas gigantes en el número requerido, equipos de proyección de imagen con la resolución apropiada, buen sonido y acústica, escenario del tamaño apropiado y con todas las facilidades para los artistas, telón de boca, luces, micrófonos, escaleras para subir y bajar del escenario, camerinos adecuados para artistas, personal de apoyo y los demás que se requiera. La Sala tendrá una capacidad mínima equivalente al número de asistentes al congreso más un 15% (quince por ciento).
  • Sala para las reunión de los jurados: Será una sala privada que tendrá una mesa y sillas cómodas, con buena ventilación y espacio para guardar la documentación requerida bajo llave. El organizador proveerá de un cofee break básico en forma permanente a los miembros del jurado.

 

  • Sede para la feria de Dealers: El espacio para la feria de Dealers tendrá, sillas y mesas para los expositores, espacios adecuado de circulación de los Congresistas, correcta iluminación de los stands , buena visibilidad, ventilación y temperatura apropiada. La disposición de los stands deberá diseñarse para que haya distancias adecuadas entre uno y otro. Contará con espacio para realizar remates y actividades de promoción de productos, equipo de sonido, micrófono, personal de apoyo y personal de vigilancia. La organización programará el horario de funcionamiento de los dealers de acuerdo a su conveniencia, sin embargo deberá garantizar que haya un mínimo de 3 (tres) horas diarias como única actividad. La feria de dealers tendrá que contar con personal de seguridad en todo momento.
  • Área de Inscripción y registro: La organización del Congreso “FLASOMA” dispondrá, por el tiempo requerido, de un espacio apropiado para realizar el proceso de registro y reclamo de credenciales al iniciar el Congreso, este proceso debe ser ágil para evitar molestias a los Congresistas. El organizador se esforzará en que haya un servicio bilingüe, siendo que portugués y español son ambos  idiomas oficiales.

 

  • Espacios de sociabilización: De ser posible se dispondrá de espacios para que los asistentes al congreso confraternicen y puedan  reunirse en tertulias mágicas y de amigos.
  • Sitios de alimentación: La organización de “FLASOMA” publicará en la página web del Congreso alternativas cercanas de alimentación, en lo posible hará convenios con estos establecimientos  buscando reducir los costos para los congresistas

 

Capitulo IV
De la hotelería:

  • Hotel sede del evento: Debe ser lo más cercano posible a la sede del evento en caso que esta no se realice en el mismo lugar. Sus precios promocionales para el alojamiento de los Congresistas y las facilidades ofrecidas deben ser claramente publicados con la debida anticipación en la página web del Congreso. Debe disponer de lugares apropiados para realizar las actividades mágicas programadas y la integración de los Congresistas. Si el hotel sede del Congreso queda alejado del lugar del evento, la organización del Congreso debe ofrecer cómodas, seguras y económicas alternativas de transporte para los Congresistas, con costo para los congresistas.

 

  • Hoteles alternos: Deben ser lo más cercano posible a la sede del evento, sus precios promocionales para el alojamiento de los Congresistas y las facilidades ofrecidas deben ser claramente publicadas con la debida anticipación en la página web del Congreso

Capitulo V
De los viajes:

  • AGENCIA DE VIAJES OFICIAL: La organización del Congreso buscará alianzas con una agencia de viajes para que ofrezca a todos los Congresistas y sus acompañantes tarifas especiales en sus tiquetes aéreos y viajes turísticos pre y post Congreso, les preste la asesoría necesaria y los ayude, si es necesario, con los trámites de reservas, visas e inscripciones.

 

  • LINEAS AÉREA OFICIAL: La organización del Congreso procurará alianzas con una línea aérea que tenga cubrimiento con todos los países de Latinoamericanos para ofrecer a sus congresistas tarifas y descuentos especiales en los tiquetes aéreos para asistir al Congreso

Capitulo VI
De la realización del congreso:

  • La organización del congreso Flasoma tendrá la obligación de mantener informada a la comunidad mágica de todas las novedades mediante comunicados oficiales. Una página web activa dentro de los tres meses de obtenida la sede, con actualizaciones periódicas y bilingüe, español –portugués. Habrá un foro on line en la página web, que esté articulada a Facebook y Twiter para toda la comunidad mágica latinoamericana y del mundo. 
  • La organización del congreso Flasoma tendrá la obligación de invitar a actuar a los Gran Prix del último congreso Flasoma realizado. La invitación implica el pago de todos los gastos, de las figuras. Esto no implica pago de honorarios a los artistas.

 

  • La organización del congreso Flasoma tendrá la obligación de contratar artistas latinoamericanos al menos un 50 % del elenco. Los actos contratados deberán ser muy diferentes a los actos contratados en el anterior congreso FLASOMA Se puede repetir un artista pero con rutina diferente a la que presentó anteriormente y sería ideal que no se repitan artistas.
  • La organización del congreso Flasoma tendrá la obligación de ofrecer tanto a los artistas como a los competidores las condiciones técnicas necesarias para que sus actos se luzcan, dentro de las posibilidades de un congreso de magia, que limitan sobretodo en tiempos de ensayo y en la parte lumínica a una puesta general.

 

  • La Asamblea General, previa convocatoria, se efectuará el primer día del congreso como primera actividad y no habrá ninguna actividad del Congreso que compita con su realización. Se dispondrá de al menos 4 horas para tal fin y en caso de no ser suficiente se continuará el mismo día luego de terminar las actividades del congreso y hasta abordar todos los temas del orden del día.

 

  • Habrá obligatoriamente una reunión de evaluación del congreso en curso el último día. Todo lo mencionado en el Capítulo literal f) se deberá tratar indefectiblemente en esta reunión final de evaluación del congreso en marcha. Y lo resuelto en esa Reunión evaluadora será de aplicación inmediata. 
  • El Presidente del congreso deberá obligatoriamente incluir la reunión de evaluación en el último día del congreso, disponiendo al menos de 3 horas para su realización y antes de la entrega de premios.
  • No podrán haber conferencias ni clases privadas en FLASOMA todo deberá ser libre con el pago de la inscripción, las actividades adicionales se pueden hacer antes o después del congreso o fuera del horario de actividades oficiales.
  • Los magos y dealers que no estén asociados a ninguna asociación mágica federada a Flasoma abonarán al menos un 10% más sobre el valor de inscripción.
  • La organización, en la medida de sus posibilidades, tratará de realizar un encuentro de integración y despedida con todos los asistentes y que puede tener un costo extra de la inscripción.

 

Capitulo VII
Del jurado:

  • El Sr. Presidente del congreso Flasoma tiene, junto con el Sr. Secretario General, el derecho de elegir al Presidente del jurado y a los miembros que las sociedades mágicas postulen.
  • Los miembros del jurado estarán exentos de abonar su inscripción al congreso Flasoma.

 

  • La organización del congreso Flasoma cubrirá los gastos de hotelería de los miembros del jurado.
  • La organización del congreso Flasoma proveerá a los miembros del jurado todo material de fichas, reglamentos de concurso y papelería necesarios.

 

  • La organización del congreso Flasoma proveerá a los miembros del jurado de un espacio o sala con privacidad adecuado para sus reuniones y tarea. El acceso a dicha sala será de exclusiva responsabilidad del Presidente del Jurado. Tendrá una mesa y sillas cómodas, con buena ventilación y espacio para guardar la documentación requerida bajo llave. El organizador proveerá de un cofee break básico en forma permanente a los miembros del jurado.
  • En la competencia de Close up el Jurado estará  en condiciones de close up.  Si no es posible que el jurado tenga dichas condiciones, entonces juzgará en base a lo que se proyecta en pantalla.

 

  • Los miembros del jurado tendrán la obligación de premiar solamente los actos que tengan un nivel FISM, ya que el premio Flasoma habilita a los concursantes a poder competir en FISM, pasando a ser automáticamente los representantes latinoamericanos avalados por Flasoma en el campeonato mundial.

Capitulo VIII
De las competencias:

  • En la organización del concurso se tendrá en cuenta que los actos de cada categoría deberán realizarse el mismo día.

 

  • El cierre de inscripción a competencias en Flasoma será 3 meses antes al comienzo del congreso.

Capitulo IX
Del Secretario General de FLASOMA:

  • El Secretario General será el encargado de fiscalizar la realización del evento y hará  cumplir  todo lo prometido por la sociedad organizadora de la Flasoma en la postulación,  sobretodo en que las instalaciones sean las adecuadas. El Secretario General en conjunto con el Comité Latinoamericano velarán por el buen nivel en la realización del congreso de la Federación Latinoamericana de Sociedades Mágicas - Flasoma.

 

  • Será su obligación publicar la nómina de premiados en un lapso no mayor a los 10 días de finalizado el congreso junto con la nómina de actos que no obtuvieron al menos el 51% del puntaje total. Esto se hará en un capítulo aparte donde se dejará claramente establecida la siguiente información, nombre del concursante, categoría, sociedad que representa, país  y presidente de la sociedad que representa.

 

                                                                                              BUENOS AIRES, FEBRERO DE 2014

 

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